台風・大雪・臨時休業。緊急のお知らせを当日中に届ける方法

予定外の事態が起きたとき、お客様や取引先が最初に取る行動は「調べること」です。
電話をかける前に、まず公式サイトを開いて営業状況を確認します。
このとき、ホームページに何も掲載されていなければ、訪問者は「営業しているかどうか分からない」まま離脱するか、直接電話をかけてくることになります。
逆に、サイトを開いた時点で「本日は臨時休業します」「本日の営業は午後3時までとします」と分かれば、それだけで問い合わせの多くは解消されます。
緊急時のホームページは、情報を掲載しておく場所ではなく、お客様対応の最前線になると考えておく必要があります。

緊急時に情報が届かないことで起きる問題は、「お客様に不便をかける」だけではありません。
社内の業務にも影響が及びます。実際によくあるのが、次のようなケースです。

電話が鳴り止まず、通常業務が止まる

営業状況が分からなければ、確認の電話が集中します。しかも悪天候の日は出社できるスタッフが限られていることも多く、少ない人数で電話対応に追われることになります。本来対応すべき業務や、現場の安全確認に手が回らなくなることもあります。ホームページで先に伝えておけば、この電話の多くは発生しません。

トップページに掲載しても気づかれない

「お知らせ欄に載せたから大丈夫」と考えがちですが、訪問者は必ずしもトップページから見るわけではありません。
検索結果から店舗案内ページやサービスページへ直接アクセスする人も多く、その場合、トップページのお知らせ欄は一度も表示されません。
また、お知らせ欄はページ下部にあることが多く、スマートフォンでは何度もスクロールしないと見えないこともあります。

SNSやメルマガでは全員には届かない

SNSでの告知は有効ですが、届くのはアカウントをフォローしている人に限られ、タイムラインの流れの中で埋もれてしまうこともあります。メールマガジンも、登録者以外には届きません。
初めてサイトを訪れた人や、たまたま検索で見つけた人にも確実に伝えるには、ホームページそのものに表示する方法が必要です。

制作会社に依頼しても当日中に反映されない

更新を外部に依頼している場合、メールで文面を送り、作業を待ち、確認するという流れになります。平日の日中であれば数時間で済むこともありますが、休日や早朝、夜間に発生した緊急事態では、当日中の反映は期待できません。
緊急のお知らせは「翌日に載る」のでは意味がなく、スピードそのものが価値になります。

緊急時に伝わる告知には、共通するポイントがあります。平常時のお知らせとは、考え方を切り替える必要があります。

結論を最初の一文で伝える

経緯の説明やお詫びの文章から書き始めると、肝心の内容が読まれません。
「本日◯月◯日は臨時休業いたします」「本日の営業は午後3時までとします」というように、結論を最初に書きます。
訪問者が知りたいのは、今日どうなるのかという一点です。背景や理由は、その後に補足すれば十分です。

どのページを開いても目に入るようにする

訪問者がどのページから入ってくるかは、事前には分かりません。
トップページだけでなく、サイト内のどのページを見ていても同じお知らせが目に入る状態にしておくことが理想です。
特に、店舗案内・アクセス・料金など、アクセスの多いページには必ず表示されるようにしておきます。

掲載する情報は最小限に絞る

緊急時に長い文章を読む人はいません。

・対象となる日付
・対象となる店舗や窓口
・営業状況（休業・時短・通常営業）
・再開の見込み
・問い合わせ先

この5点が分かれば、ほとんどの場合は足ります。
詳しく伝えたい場合は、別ページへのリンクを1つ用意しておけば、必要な人だけがそこを読みます。

状況が変わったらすぐ更新・取り下げる

緊急のお知らせは、出すこと以上に「消すこと」が大切です。
営業を再開したのに休業の告知が残っていれば、機会損失につながるだけでなく、サイト全体の情報が信用されなくなります。
表示と非表示を担当者自身がすぐ切り替えられる状態にしておくことが必要です。

緊急時に慌てるのは、その場で方法を探すからです。
逆に言えば、平常時のうちに次の3点を決めておくだけで、対応は大きく変わります。

・誰が告知内容を判断し、誰が表示作業を行うのか
・どのページに、どのくらいの期間表示するのか
・使用する文面のひな形（臨時休業／時短営業／復旧見込みなど）

特に文面のひな形は、日付と時間を差し替えるだけで使える形にしておくと、判断から公開までの時間を数分に短縮できます。
あわせて、担当者が不在でも別のスタッフが操作できるよう、手順を共有しておくことも大切です。

ホームページの構造を変えずに緊急のお知らせをすぐ表示するには、既存のサイトに後付けできるポップアップの仕組みが有効です。
ポップアップは、今あるページを書き換えることなく、お知らせを「重ねて」表示できます。
そのため、サイトのデザインやレイアウトを崩す心配がなく、表示のON／OFFも管理画面から切り替えるだけで済みます。
「ポップアップは邪魔になるのでは」と感じる方もいるかもしれませんが、それは販促目的で表示される場合の話です。
訪問者が本当に知りたい営業状況を伝える緊急告知は、むしろ「先に教えてくれて助かった」と受け取られます。

当社が提供する「NAVI GO miniシリーズ」は、【お知らせ専用】ポップアップツールです。
販促のための広告表示ではなく、訪問者に確実に届けるべき情報を伝えることに特化しています。
緊急時の告知にも、次のような点で活用できます。

専門知識不要、ノーコードで数分で表示

管理画面で文章を入力し、表示する期間を設定するだけで公開できます。
HTMLやCSSの知識は必要なく、普段サイト更新を担当していないスタッフでも操作できます。
制作会社への依頼や作業待ちが発生しないため、判断したその日のうちに告知できます。

表示するページと期間を指定できる

サイト全体に表示するか、特定のページだけに表示するかを設定できます。
緊急時はサイト全体、平常時は特定ページのみ、といった使い分けも可能です。
表示の終了日をあらかじめ指定しておけば、取り下げ忘れも防げます。

表示回数やクリック数で「届いたか」が分かる

表示回数やクリック数が自動で集計されるため、告知がどれだけ見られたかを数値で確認できます。
「掲載したつもり」で終わらせず、次の緊急時に向けて文面や表示条件を見直すための材料になります。

WordPress専用と汎用の2種類から選べる

WordPressサイト向けの「NAVI GO miniゼロ」と、WordPress以外のWebサイトやWebシステムにも対応する「NAVI GO mini」をご用意しています。
現在の環境に合わせて選べるため、サイトを作り直す必要はありません。

台風や大雪、地震の際に必要になるのは、お客様への告知だけではありません。社員やスタッフの安否確認、出社可否の連絡も同時に発生します。
ホームページでの告知は社外向け、安否確認は社内向けと、役割を分けて考えることが大切です。
当社では、緊急時の安否確認・一斉連絡に対応した「オクレンジャー」も提供しています。社外への告知と社内の連絡体制を合わせて整えておくことで、緊急時の対応がより確実になります。

台風や大雪、臨時休業といった緊急時に、お客様が最初に確認するのはホームページです。しかし、「掲載する場所がない」「更新に時間がかかる」という理由で、必要な情報が届かないままになっているケースは少なくありません。
緊急時に必要なのは、大がかりなサイト改修ではなく、伝えたいときにすぐ伝えられる仕組みです。

・結論を最初に伝えること
・どのページからでも目に入るようにすること
・状況が変わったらすぐ切り替えられること

この3点を満たす方法を、平常時のうちに用意しておくことが備えになります。

「緊急時にすぐ告知できる体制を整えておきたい」「制作会社に頼らず、自社で更新できるようにしたい」。
そうお考えの場合は、NAVI GO miniシリーズの活用をご検討ください。
サービスの詳細や導入方法については、お気軽にお問い合わせください。